Muss ein Unternehmen seine Software wechseln?
Nein. Das Ziel ist die Anbindung an vorhandene Programme wie E-Mail, Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Excel. Ob eine konkrete Schnittstelle möglich ist, wird im Scope geprüft.
KI-Automatisierung für KMU
KI-Automatisierung für den Mittelstand
KI-Automatisierung lohnt sich nicht überall. Sie lohnt sich dort, wo dieselben Informationen immer wieder gelesen, geprüft, übertragen oder beantwortet werden. NexAgent baut dafür ein System, bindet es an die vorhandenen Programme an und betreibt es weiter.
NexAgent richtet und betreut einen digitalen Mitarbeiter, der einen echten Vorgang mit freigegebenem Wissen und angebundenen Systemen bis zum nächsten erlaubten Schritt weiterführt. Ein KI-Tool erzeugt eine Antwort. Der digitale Mitarbeiter von NexAgent arbeitet danach kontrolliert weiter, dokumentiert den Status und meldet sich nur an festgelegten Punkten für eine Freigabe.
Welche Abläufe eignen sich?
Ein guter erster Prozess hat klare Eingaben, wiederkehrende Regeln und ein Ergebnis, das sich prüfen lässt. Typische Beispiele sind Eingangsrechnungen, Angebotsanfragen, Datenüberträge, Wochenberichte oder Fragen aus internem Firmenwissen.
Ein schlechter Startpunkt ist ein seltener Sonderfall, bei dem jedes Mal andere Entscheidungen nötig sind. Auch Prozesse mit ungeklärten Zuständigkeiten werden durch KI nicht automatisch besser. Dann muss zuerst der Ablauf selbst sauber werden.
- Der Vorgang tritt regelmäßig auf und bindet spürbar Arbeitszeit.
- Die benötigten Informationen liegen digital oder zuverlässig erfassbar vor.
- Prüfregeln, Ausnahmen und Zuständigkeiten lassen sich beschreiben.
- Das Ergebnis kann vor der Übergabe kontrolliert werden.
Drei Kontrollmodi statt pauschaler Vollautomatik
NexAgent legt den Kontrollmodus für jeden Workflow gemeinsam mit dem Kunden fest. Vollautomatisch laufen nur klar abgegrenzte, risikoarme Schritte innerhalb vereinbarter Regeln.
Teilautomatisch / ausnahmebasiert bedeutet: Der Normalfall läuft, Unklarheiten und Grenzfälle werden an einen Menschen gegeben. Im Modus Menschliche Freigabe bereitet das System den Vorgang vor und wartet vor dem nächsten Schritt auf eine Entscheidung.
So beginnt die Einführung
Am Anfang steht kein großes Transformationsprojekt. Im ersten Gespräch wird ein einzelner Ablauf geprüft: Volumen, heutiger Aufwand, Datenquellen, Schnittstellen und Fehlerfolgen. Danach zeigt eine Konzept-Demo, wie der vereinbarte Ablauf aussehen kann. Sie ist ausdrücklich noch kein integriertes Kundensystem.
Ein abgegrenzter Pilot ist für 2–3 Wochen geplant und startet bei 1.490 €. Zahlung erst nach erfolgreicher Abnahme. Erst nach der Abnahme wird entschieden, ob daraus ein laufendes System oder ein weiterer Ausbau entsteht.
Was Unternehmen vorher klären sollten
Diese Fragen gehören in den Scope. So bleibt später nachvollziehbar, was das System darf, wo es stoppt und wer bei einem Sonderfall übernimmt.
- Wer verantwortet den Prozess und entscheidet bei Ausnahmen?
- Welche Programme und Datenquellen müssen angebunden werden?
- Welche Schritte dürfen automatisch laufen, welche nicht?
- Woran erkennt das Team, dass ein Ergebnis geprüft oder freigegeben wurde?
- Welche personenbezogenen oder vertraulichen Daten sind betroffen?
Häufige Fragen
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich KI-Automatisierung?
Entscheidend sind Volumen, Wiederholbarkeit und Aufwand des Prozesses, nicht eine feste Mitarbeiterzahl. Ein kleiner Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen kann einen besseren Anwendungsfall haben als ein großes Unternehmen mit seltenen Sonderfällen.
Was kostet der Einstieg?
Der veröffentlichte Pilotpreis beginnt bei 1.490 € einmalig. Ein digitaler Mitarbeiter kostet ab 4.900 € Setup für die Einrichtung plus 490 €/Monat für die laufende Betreuung. Der verbindliche Preis hängt von Aufgaben, Programmen, Daten und Rechten ab.
Eine konkrete Aufgabe reicht für den Anfang.
Welche Arbeit soll Ihr digitaler Mitarbeiter übernehmen?
Im 15-minütigen Erstgespräch klären wir, was regelmäßig liegen bleibt, welche Programme beteiligt sind und was der Agent allein darf. Wenn der Fall nicht trägt, bauen wir nichts.
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