Schäden & Reparaturen
Schadensmeldungen dem Objekt und der Einheit zuordnen, fehlende Angaben markieren und Rückfrage sowie Aufgabe vorbereiten. Dringlichkeit und weitere Schritte prüft Ihr Team.
Meldung → prüfbarer Vorgang
Für WEG- und Mietverwaltungen
Ihr Posteingang. Vorbereitet. Ihre Entscheidung.
NexAgent baut und betreibt digitale Sachbearbeiter: Sie ordnen Anfragen zu und bereiten Antworten sowie Aufgaben vor. Anbindungen prüfen wir vorab. Ihr Team prüft und gibt frei.
Ein Posteingang. Konkrete Vorgänge.
Der Einstieg ist die Zuordnung und Vorbereitung eingehender Anfragen. Darauf können diese Abläufe aufbauen – jeweils nach Prüfung und Vereinbarung.
Eigentümer & Mieter
Wiederkehrende Eigentümer- und Mieteranfragen einordnen und Antworten anhand freigegebener Unterlagen entwerfen. Unklare Zuordnungen und Rechtsfragen gehen an zuständige Menschen.
Anfrage → Antwortentwurf
Dokumente & Rechnungen
Unterlagen dem Objekt und zuständigen Team zuordnen und zur Prüfung weiterleiten. Keine eigenständigen Buchungen, Zahlungsfreigaben oder rechtlichen Bewertungen.
Dokument → zuständiges Team
Handwerker & Status
Rückfragen an Handwerker, Terminabstimmungen und Wochenberichte aus dokumentierten Vorgängen vorbereiten. Beauftragung und Versand bleiben unter menschlicher Freigabe.
Offene Aufgabe → Statusbericht
Beispiel-Durchlauf
Von der Meldung zur Freigabe.
Eine Schadensmeldung aus dem gemeinsamen Postfach oder Formular. Erfundene Beispieldaten, kein Live-System. Der digitale Sachbearbeiter bereitet vor – Ihr Team entscheidet.
- Eingang
Eine Meldung kommt an
Im gemeinsamen Postfach oder Formular meldet ein Mieter einen Schaden. Absender und Anliegen werden erfasst.
- Zuordnung
Objekt und Einheit prüfen
Musterweg 12, Wohnung 04: Zuordnung anhand freigegebener Daten. Ein Foto und Angaben zum Zugang fehlen – die Lücken werden markiert, nicht geraten.
- Entwurf
Antwort und Aufgabe bereit
Klassifikation, Antwortentwurf mit Rückfragen und Aufgabe oder Ticket werden vorbereitet. Quellen und Unsicherheiten bleiben sichtbar.
- Ihre Freigabe
Ihr Team entscheidet
Ein Mensch prüft Zuordnung, Dringlichkeit und Entwürfe. Versand oder Beauftragung erfolgen nie ohne Freigabe. Hier geben Sie nur das Beispiel frei.
- Übergabe
Status dokumentiert
Die freigegebene Aufgabe wird mit Status und Zuständigkeit dokumentiert übergeben. Der Übergabeweg wird mit Ihrer Verwaltung vereinbart.
Schritt 1 von 5: Eine Meldung kommt an
Passt das zu Ihrer Verwaltung?
Besonders passend für Verwaltungen mit etwa 5–30 Mitarbeitenden und 500–3.000 Einheiten. Entscheidend sind wiederkehrende Vorgänge, verfügbare Daten und klare Zuständigkeiten.
- Wiederkehrende Eingänge
- Mehrere Personen bearbeiten ein gemeinsames Postfach; Rückfragen und Zuordnungen wiederholen sich.
- Ein prüfbarer Einstieg
- Ein Vorgangstyp, benannte Zuständigkeiten und geeignete, zunächst anonymisierte Beispiele.
- Klare Grenzen
- Kein Notfalldienst und keine autonome Verwaltung. Fachliche und rechtliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Vom Gespräch zum laufenden System.
Wir beginnen mit einem abgegrenzten Ablauf. Umfang und Abnahmekriterien stehen fest, bevor der Pilot startet.
- Schritt 1
Kostenloses Erstgespräch
Im kurzen Fit-/Prozessgespräch klären wir Posteingang, Zuständigkeiten und Voraussetzungen. Noch kein Auftrag und keine vertraulichen Unterlagen nötig.
- Schritt 2
Schriftliches Angebot
Sie erhalten einen festen Leistungsumfang mit Gesamtinvestition, Einrichtung, Betrieb, Laufzeit, Zahlungsplan und Drittkosten.
- Schritt 3
Abgegrenzter Pilot
Ein Vorgangstyp, schriftliche Abnahmekriterien und Prüfung mit Ihrem Team. Zeitplan und Mitwirkung richten sich nach Umfang und Voraussetzungen.
- Schritt 4
Betreuter Betrieb
Wenn der Pilot passt: Managed Service im schriftlich vereinbarten Umfang. Erweiterungen werden gesondert abgestimmt.
Vorbereiten. Nicht blind entscheiden.
Was NexAgent übernimmt
- NexAgent baut und betreibt digitale Sachbearbeiter – digitale Mitarbeiter für deutsche WEG- und Mietverwaltungen.
- Zuordnungen, Rückfragen, Antwortentwürfe und Aufgaben mit nachvollziehbaren Grundlagen.
- Einrichtung, Monitoring und Betreuung im schriftlich vereinbarten Umfang.
Was bei Menschen bleibt
- Rechtliche Entscheidungen, Zahlungen, Mietentscheidungen, Beauftragungen, Versand und Löschungen bleiben unter menschlicher Kontrolle. NexAgent bereitet vor und ersetzt keine Rechtsberatung oder fachliche Entscheidung.
- Keine pauschale Zusage für Ihre Verwaltungssoftware. Anbindungen, Datenqualität und Zugriffsrechte werden zuerst geprüft.
- Keine garantierten Einsparungen, keine erfundenen Kundenbeispiele und keine automatische Notfallbearbeitung.
Klarer Umfang. Klare Vereinbarung.
Nach dem kostenlosen kurzen Fit-/Prozessgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit fest abgegrenztem Leistungsumfang: transparente Gesamtinvestition, Einrichtung, Betrieb, Laufzeit, Zahlungsplan und Drittkosten. Es gibt keine pauschale Preisliste; Aufwand und Anbindungen werden vorher geklärt.
- Einrichtung & Abnahme
- Abgegrenzter Prozess, Datenaufbereitung, geprüfte Anbindungen, Einweisung und schriftliche Abnahmekriterien.
- Betrieb & Zuständigkeit
- Betreuung, Monitoring, Freigaben, Supportumfang und geordnete Übergabe werden ausdrücklich vereinbart.
- Gesamtinvestition & Laufzeit
- Gesamtpreis, Zahlungsplan, Drittkosten und feste Vertragslaufzeit stehen vor Beauftragung schriftlich fest.
Häufige Fragen — ehrlich beantwortet.
Anbindungen an Ihre Verwaltungssoftware, Postfächer und Ticketsysteme prüfen wir vorab. Eine bestimmte Schnittstelle oder Funktion wird erst nach Prüfung schriftlich zugesagt.
Besonders passend für Verwaltungen mit etwa 5–30 Mitarbeitenden und 500–3.000 Einheiten. Entscheidend sind wiederkehrende Vorgänge, verfügbare Daten und klare Zuständigkeiten.
Nach dem kostenlosen kurzen Fit-/Prozessgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit fest abgegrenztem Leistungsumfang: transparente Gesamtinvestition, Einrichtung, Betrieb, Laufzeit, Zahlungsplan und Drittkosten. Es gibt keine pauschale Preisliste; Aufwand und Anbindungen werden vorher geklärt.
Nach dem kostenlosen Fit-/Prozessgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Danach wird ein klar abgegrenzter Pilot anhand vereinbarter Abnahmekriterien gemeinsam geprüft.
Hosting, Zugriffsrechte, Datenminimierung und Anbieter werden pro Prozess geklärt. AVV vor Auftragsverarbeitung, soweit erforderlich. NexAgent verwendet Kundendaten nicht für eigene Trainingszwecke. Bitte senden Sie im Erstkontakt keine personenbezogenen Mieterunterlagen, Zugangsdaten oder vertraulichen Dokumente.
Unklare Angaben werden zur Prüfung markiert. Ihr Team prüft Ergebnisse und Dringlichkeit vor der Freigabe. NexAgent ist kein Notfalldienst; bestehende Notfall- und Eskalationswege bleiben erforderlich. Rechtsfragen, Zahlungen und Mietentscheidungen werden nicht autonom erledigt.
Lassen Sie uns einen Vorgang durchgehen.
Kostenloses, kurzes Fit-/Prozessgespräch mit Janis Agic. Wir klären, ob ein abgegrenzter Pilot für Ihre WEG- oder Mietverwaltung sinnvoll ist.
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